Όταν μάθεις να διοικείσαι, τότε θα μάθεις να διοικείς
Τα καθήκοντα στελεχών διοίκησης τμήματος F&B
Για την καλή οργάνωση μιας επιχείρησης είναι απαραίτητη η απεικόνιση της ιεραρχικής δομής της σε ένα ξεκάθαρο και σωστά διαρθρωμένο οργανόγραμμα. Πολλές φορές όμως η μεγάλη έκταση των λειτουργιών ενός ξενοδοχείου και το πλήθος των εργαζομένων, δεν μας επιτρέπουν την συνολική απεικόνιση της επιχείρησης σε ένα μόνο οργανόγραμμα. Πολλά μεγάλα ξενοδοχεία διαθέτουν ένα γενικό οργανόγραμμα για τις κύριες δραστηριότητες τους και ορισμένα επιμέρους οργανογράμματα για κάθε τμήμα ξεχωριστά.
Μια παρουσίαση των βασικών καθηκόντων των στελεχών διοίκησης μιας ξενοδοχειακής επιχείρησης, που σχετίζονται με τα επισιτιστικά τμήματα είναι η παρακάτω:
· Γενικός διευθυντής:
Όπως είναι προφανές, στην κορυφή της ιεραρχίας βρίσκεται ο γενικός διευθυντής, ο οποίος είναι επιφορτισμένος με τη συνολική διοίκηση και διαχείριση του ξενοδοχείου. Επειδή όμως το ξενοδοχείο αποτελείται από πολλές και διαφορετικές λειτουργίες, ο γενικός διευθυντής έχει εκχωρήσει αρμοδιότητες και σε άλλα άτομα, τα οποία βρίσκονται χαμηλότερα από εκείνον στην ιεραρχία. Τα άτομα αυτά έχουν αναλάβει την ευθύνη της καλής λειτουργίας ξεχωριστών δραστηριοτήτων
του ξενοδοχείου. Μία από αυτές τις δραστηριότητες είναι της διοίκησης των επισιτιστικών τμημάτων.
· F&B Manager:
Όπως έχουμε αναφέρει και σε προηγούμενη ενότητα, o F&B Manager είναι ο διευθυντής όλων των επισιτιστικών τμημάτων μιας επιχείρησης. Βρίσκεται ένα επίπεδο κάτω από τον γενικό διευθυντή, στην ιεραρχία ενός ξενοδοχείου και πάνω από όλους τους υπόλοιπους εργαζόμενους στα επισιτιστικά τμήματα και τις επισιτιστικές λειτουργίες της επιχείρησης. Επειδή όμως από μόνος του δεν θα μπορούσε να ανταπεξέλθει αποτελεσματικά στο πλήθος των δραστηριοτήτων και των λειτουργιών των επισιτιστικών τμημάτων, έχει συνήθως κάποιους βοηθούς, οι οποίοι βρίσκονται χαμηλότερα από εκείνον στην ιεραρχία. Ορισμένοι από αυτούς έχουν τον ρόλο του άμεσα βοηθού (F&B Assistant, Controller), άλλοι με γενικές αρμοδιότητες πάνω στα επισιτιστικά τμήματα και την λειτουργία τους και άλλοι επιφορτισμένοι αποκλειστικά με την λειτουργία συγκεκριμένων επισιτιστικών τμημάτων, ως τμηματάρχες (restaurants manager, executive chef κλπ). Ο F&B Manager έχει στην εποπτεία του κάθε δραστηριότητα που σχετίζεται με επισιτιστικά θέματα.
Ειδικότερα, ορισμένες από τις βασικές αρμοδιότητες του είναι οι παρακάτω:
- Καθορισμός των γενικών στόχων της επιχείρησης, που σχετίζονται με τα επισιτιστικά τμήματα, σε συνεργασία με την γενική διοίκηση της επιχείρησης.
- Καθορισμός των επιμέρους στόχων των επισιτιστικών τμημάτων, σε συνεργασία με τους τμηματάρχες των επισιτιστικών τμημάτων.
- Σχεδιασμός των επισιτιστικών τμημάτων και των λειτουργιών τους, προκειμένου αυτά να ικανοποιούν τους διατυπωμένους στόχους.
- Οργάνωση των επισιτιστικών τμημάτων και των διαδικασιών που πρέπει να ακολουθηθούν για την εύρυθμη λειτουργία τους.
- Προγραμματισμός όλων των απαραίτητων ενεργειών προκειμένου να εξασφαλιστεί η απρόσκοπτη λειτουργία των τμημάτων διαχρονικά.
- Διεύθυνση της λειτουργίας του κάθε τμήματος ξεχωριστά και σε συνδυασμό με τα υπόλοιπα. Συντονισμός όλων των ενεργειών που αφορούν την λειτουργία των επισιτιστικών τμημάτων.
- Έλεγχος όλων των επισιτιστικών τμημάτων και των λειτουργιών τους. Εντοπισμός αδυναμιών που παρουσιάζονται στην λειτουργία των επισιτιστικών τμημάτων και του ελέγχου τους.
- Ανατροφοδότηση του σχεδιασμένου συστήματος λειτουργίας με τυχόν αλλαγές, οι οποίες θα διευκολύνουν την επιχείρηση να επιτύχει τους στόχους της.
· Assistant F&B Manager:
Είναι επιφορτισμένος με ένα μέρος από τις αρμοδιότητες που αναφέρθηκαν προηγουμένως για τον F&B Manager. Το είδος και το πλήθος των αρμοδιοτήτων ποικίλουν από επιχείρηση σε επιχείρηση, εξαιτίας της πολυπλοκότητας των διαδικασιών και του πλήθους των λειτουργιών που υπάρχουν στη συγκεκριμένη επιχείρηση. Σε πολλά ξενοδοχεία μάλιστα δεν αποκλείεται η ύπαρξη περισσοτέρων Assistants F&B και ειδικά στις μεγάλες επιχειρήσεις που διαθέτουν πολλά και διαφορετικά τμήματα.
· F&B Controller:
Αναλαμβάνει κυρίως τα ζητήματα που σχετίζονται με τον έλεγχο των επισιτιστικών τμημάτων και των αποτελεσμάτων τους. Η δουλειά του είναι ιδιαίτερα σημαντική για την διοίκηση καθώς τα αποτελέσματα που εξάγει είναι χρήσιμα για την αξιολόγηση της όλης διαδικασίας.
Ενδεικτικά, ορισμένες από τις αρμοδιότητες του είναι:
- Ο έλεγχος και η συλλογή των εσόδων των επισιτιστικών τμημάτων.
- Ο έλεγχος και η τακτοποίηση των εξόδων των επισιτιστικών τμημάτων.
- Η απεικόνιση των επιδόσεων των διαφόρων επισιτιστικών τμημάτων.
- Η διατήρηση όλων των ειδών κόστους στα καθορισμένα από τον προϋπολογισμό επίπεδα. Ο έλεγχος και η διατήρηση των αποθεμάτων, στα καθορισμένα από την επιχείρηση επίπεδα.
- Ο έλεγχος του καθημερινού κόστους και της αξίας των χρησιμοποιούμενων ειδών.
- Ο καθορισμός ενός αποτελεσματικού συστήματος ελέγχου του τμήματος F&B και των διαδικασιών του. Η εξαγωγή στατιστικών δεδομένων που θα βοηθήσουν την ανώτατη διοίκηση στην διατύπωση συμπερασμάτων και στον καθορισμό διορθωτικών ενεργειών.
· Restaurant Manager:
Είναι επιφορτισμένος με τη συνολική λειτουργία όλων των εστιατορίων που διαθέτει η επιχείρηση. Βρίσκεται σε άμεση συνεργασία τόσο με τον F&B Manager και τους βοηθούς του, όσο και με τους επιμέρους τμηματάρχες των εστιατορίων (maitre). Έχει την συνολική εποπτεία όλων των εστιατορίων της. Πολλές φορές τον συγκεκριμένο ρόλο αναλαμβάνει ένας από τους maitre των εστιατορίων, για λόγους οικονομίας. Αυτός αναλαμβάνει να παίξει τον ρόλο του συντονιστή μεταξύ των διαφόρων εστιατορίων της επιχείρησης.
Ορισμένες από τις δραστηριότητες του είναι:
- Η παρακολούθηση της καλής λειτουργίας των τμημάτων.
- Η μεταφορά και εφαρμογή των οδηγιών της ανώτερης διοίκησης στα διάφορα εστιατόρια του ξενοδοχείου.
- Η παρακολούθηση των οικονομικών αποτελεσμάτων των επιμέρους τμημάτων.
- Η συγκέντρωση των επιμέρους παραγγελιών των τμημάτων, προκειμένου αυτές να γίνονται με πιο μαζικό χαρακτήρα.
- Η οργάνωση του προσωπικού των τμημάτων, προκειμένου να περιορίζεται, όσο είναι δυνατόν, το εργατικό κόστος για τα εστιατόρια.
- Η δημιουργία διαδικασιών εκπαίδευσης για τους εργαζόμενους στις τραπεζαρίες των εστιατορίων, προκειμένου το service να παρουσιάζει μια ομοιομορφία και μια σταθερή ποιότητα.
- Η διατύπωση εκθέσεων προς την ανώτερη διοίκηση σχετικά με την πορεία των επιμέρους εστιατορίων και την σύνταξη προτάσεων για την βελτίωση της λειτουργίας τους.
· Executive Chef:
Έχει έναν ρόλο παρόμοιο με εκείνον του restaurants manager, αλλά με προσανατολισμό αποκλειστικά στις κουζίνες του ξενοδοχείου. Είναι ο επικεφαλής Chef, ο οποίος αναλαμβάνει να συντονίσει τις επιμέρους κουζίνες της επιχείρησης στο έργο τους. Για να χαρακτηριστεί ένας Chef ως Executive απαραίτητη προϋπόθεση είναι η ύπαρξη διαφορετικών τμημάτων ή μια σύνθετη και μεγάλη διάρθρωση προσωπικού εντός των χώρων παραγωγής φαγητού. Συνήθως ηγείται άλλων Chefs, οι οποίοι είναι επιφορτισμένοι με ένα μόνο συγκεκριμένο κομμάτι της παραγωγής.
Ορισμένες από τις επιμέρους αρμοδιότητες του Executive Chef είναι:
- Η σύνταξη menus, (σε συνεργασία με άλλους τμηματάρχες όπως chefs τμημάτων, restaurants manager, υπεύθυνο προμηθειών, F&B manager) με βάση τα πρότυπα που έχει θέσει η διοίκηση.
- Ο καθορισμός πρότυπων συνταγών και μερίδων για την εύρυθμη λειτουργία των τμημάτων παραγωγής φαγητού.
- Ο έλεγχος του κόστους των παραγόμενων προϊόντων και η σύμπλευση του με τα καθορισμένα πρότυπα της διοίκησης.
- Η συγκέντρωση και ο έλεγχος των παραγγελιών των επιμέρους τμημάτων. Η παρακολούθηση της καλής λειτουργίας των τμημάτων παραγωγής φαγητού.
- Η μεταφορά και εφαρμογή των οδηγιών της διοίκησης στα διάφορα τμήματα παραγωγής φαγητού.
- Η συγκέντρωση των επιμέρους παραγγελιών των τμημάτων, προκειμένου αυτές να γίνονται με πιο μαζικό χαρακτήρα.
- Η οργάνωση του προσωπικού των τμημάτων, προκειμένου να περιορίζεται, όσο είναι δυνατόν, το εργατικό κόστος για τα τμήματα παραγωγής φαγητού.
- Η δημιουργία διαδικασιών εκπαίδευσης για τους εργαζόμενους στις κουζίνες, προκειμένου το παραγόμενο προϊόν να παρουσιάζει μια ομοιομορφία και μια σταθερή ποιότητα.
- Η διατύπωση εκθέσεων προς την διοίκηση σχετικά με την πορεία των επιμέρους τμημάτων και την σύνταξη προτάσεων για την βελτίωση της λειτουργίας τους.
· Head Barman ή Bar Leader:
Αναλαμβάνει τον συντονισμό και τον έλεγχο όλων των Bars του ξενοδοχείου. Έχει έναν ρόλο παρόμοιο με εκείνον του restaurants manager, αλλά με προσανατολισμό αποκλειστικά στα Bars του ξενοδοχείου
· Υπεύθυνος προμηθειών και τροφοδοσίας:
- Έχει τον ρόλο του «συνδετικού κρίκου» μεταξύ των διαφόρων τμημάτων, σε θέματα που αφορούν την τροφοδοσία τους.
- Ορισμένες από τις βασικές αρμοδιότητες του είναι:
- Αναλαμβάνει την συγκέντρωση των αιτημάτων των τμημάτων για υλικά.
- Πραγματοποιεί ομαδικές παραγγελίες, για την επίτευξη καλύτερων τιμών.
- Έρχεται σε επαφή με διάφορους προμηθευτές για την σύναψη συμφωνιών.
- Ελέγχει τις παραγγελίες των τμηματαρχών και κατά πόσο αυτές συμβαδίζουν με το σχεδιασμένο μενού και το προβλεπόμενο κόστος.
- Εφοδιάζει με υλικά τα επιμέρους τμήματα.
- Παρακολουθεί τα αποθέματα υλικών που βρίσκονται στις αποθήκες της επιχείρησης.
- Φροντίζει για την ενημέρωση όλων των σχετικών εντύπων που αφορούν τις προμήθειες υλικών, όπως ημερολόγιο παραλαβών, καρτέλες εμπορευμάτων, δελτία εσωτερικής διανομής.
- Εφοδιάζει τον F&B Controller με στοιχεία, που του είναι απαραίτητα για την πραγματοποίηση του έργου του (πχ. τιμές εμπορευμάτων, διακινούμενες ποσότητες υλικών, επίπεδο αποθεμάτων κλπ.) Αναλαμβάνει την παρακολούθηση και τακτοποίηση των υποχρεώσεων της επιχείρησης προς τρίτους, σε θέματα που αφορούν την τροφοδοσία.
