Η δημιουργία μίας αποτελεσματικής στρατηγικής για τη διαχείριση της σπατάλης τροφίμων προϋποθέτει τη συνεργασία μεταξύ διαφορετικών τμημάτων ενός ξενοδοχείου. Πρέπει να περιλαμβάνει τα τμήματα που παραλαμβάνουν, αποθηκεύουν, και marketing. Κατά συνέπεια, για να θεσπίσετε ένα αποτελεσματικό πρόγραμμα διαχείρισης τροφίμων και να αλλάξετε τον τρόπο προετοιμασίας, χειρισμού και σερβιρίσματος των τροφίμων, χρειάζεται να συστήσετε μια εσωτερική Ομάδα Εργασίας Διαχείρισης της Σπατάλης Τροφίμων (Task force), που να αποτελείται από άτομα-κλειδιά.
Στους στόχους και προτεραιότητες της ομάδας αυτής περιλαμβάνονται τα εξής:
- Αποτύπωση της παρούσας κατάστασης αναφορικά με τις ποσότητες φαγητού που απορρίπτονται.
- Στοχοθέτηση για τη μείωση της σπατάλης.
- Εφαρμογή διαφόρων τακτικών πρόληψης της σπατάλης τροφίμων κατά την προετοιμασία, την παράθεση και το σερβίρισμα τροφής.
- Συνεργασία με κοινωνικούς εταίρους για δωρεά τροφίμων
Καλό είναι η ομάδα να αποτελείται από υποστηρικτές της μείωσης της σπατάλης τροφίμων εντός του ξενοδοχείου και εκπρόσωπους από κάθε τμήμα που εμπλέκεται στη διαχείριση της τροφής ή περισσευούμενων τροφίμων .
Γενικός Διευθυντής
Ο Γενικός Διευθυντής ή κάποιο άλλο μέλος της διοίκησης που θα ηγηθεί της προσπάθειας, θα θέσει το πλαίσιο και θα επιλέξει τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας.
Υπεύθυνος Εκδηλώσεων & Catering
Ο άνθρωπος που προσεγγίζει την πρόληψη της σπατάλης τροφίμων από την οπτική γωνία του πελάτη. Ο ρόλος αυτού και της ομάδας του θα είναι να ενημερώνει τους πελάτες σχετικά με τις πρωτοβουλίες του ξενοδοχείου για τη μείωση της σπατάλης τροφίμων, να ετοιμάζει το μενού και να οριστικοποιεί τους αριθμούς των απασχολούμενων σε κομβικά σημεία του κύκλου πωλήσεων.
Υπεύθυνος Προμηθειών & Παραλαβών (σε μικρότερες επιχειρηματικές μονάδες ενδέχεται να ταυτίζεται με τον επικεφαλής της κουζίνας).
Ο άνθρωπος αυτός που επιβλέπει ότι οι παραγγελίες είναι σωστές, τα τρόφιμα σε καλή κατάσταση κατά την παραλαβή τους και ότι τηρείται η αρχή FIFO (πρώτη εισαγωγή – πρώτη εξαγωγή) για όλα τα τρόφιμα, με έμφαση στα ιδιαίτερα ευπαθή είδη, όπως είναι τα κηπευτικά, τα κρεατικά και τα γαλακτοκομικά προϊόντα.
Επικεφαλής κουζίνας Συχνά ο Chef ή ο Executive Chef
Αναλαμβάνει να αναπτύσσει μενού που περιορίζουν τη σπατάλη τροφίμων, να διαχειρίζεται τα περισσευούμενα τρόφιμα που προκύπτουν από παραπανίσιο φαγητό και να συνεργάζεται με το τμήμα πωλήσεων, ώστε να λαμβάνει τον ακριβή αριθμό προσκεκλημένων για κάθε εκδήλωση.
Υπεύθυνος Service
Από τα ανώτερα στελέχη του τμήματος δεξιώσεων, ο υπεύθυνος service αναλαμβάνει την ομαλή ροή του service και μπορεί να προτείνει οδηγίες για την καλύτερη εξυπηρέτηση μεγάλου αριθμού καλεσμένων ή να αναφέρει ευκαιρίες για βελτίωση της αποτελεσματικότητας στο στήσιμο και τον ανεφοδιασμό του μπουφέ.
Υπεύθυνος Stewarding & Τεχνικού Τμήματος
Βασικό στέλεχος του τμήματος stewarding, που μπορεί να βοηθήσει με την εμπειρία του στην υλοποίηση των στόχων της Ομάδας Εργασίας. Η ομάδα stewarding θα είναι υπεύθυνη για τη διαλογή, το ζύγισμα και την καταμέτρηση των περισσευούμενων τροφίμων, την απόρριψη τους και την ενδεχόμενη δωρεά τροφίμων που είναι ασφαλή προς κατανάλωση.
Υπεύθυνος Ανθρωπίνων Πόρων
Ο υπεύθυνος Ανθρωπίνων Πόρων (HR) διοργανώνει δράσεις ένταξης νέων εργαζομένων, αλλά και εκπαιδευτικά σεμινάρια για τη δραστηριοποίησή όλου του προσωπικού σε εκστρατείες που διοργανώνει το ξενοδοχείο.
Υπεύθυνος Δημοσίων Σχέσεων (PR) & Marketing
Ο υπεύθυνος του τμήματος και η ομάδα του αναπτύσσουν υλικό για εξωτερικούς συνεργάτες ή επισκέπτες, όπου θα εξηγείται η σημασία της ορθής διαχείρισης τροφίμων και η δέσμευση να παρέχει στον κάθε επισκέπτη μία εξαιρετική εμπειρία με την ελάχιστη δυνατή σπατάλη.
Ιδιοκτήτης Μονάδας & Υπεύθυνος Οικονομικών Μέλη του οικονομικού τμήματος
Σε στενή συνεργασία με τον ιδιοκτήτη της ξενοδοχειακής μονάδας, εξασφαλίζουν την χρηματοοικονομική προσέγγιση που επιφέρουν αλλαγές στις πιθανές λειτουργίες, όπως είναι οι αλλαγές στις διαδικασίες απόρριψης αχρησιμοποίητων τροφίμων, οι δράσεις προμηθειών και οι ενδεχόμενες φορολογικές ελαφρύνσεις μέσω δωρεών. Ο υπεύθυνος του τμήματος μπορεί να αναδείξει το επιχειρηματικό συμφέρον μίας πρωτοβουλίας διαχείρισης τροφίμων.
“Η ουσιαστική ευαισθητοποίηση του προσωπικού όλων των τμημάτων, σχετικά με το ζήτημα της σπατάλης τροφίμων, αποτελεί για εμάς τη μεγαλύτερη δυνατή ευκαιρία.”
Η ΔΡΑΣΗ ΤΗΣ ΟΜΑΔΑΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ
1 Διοργανώστε εναρκτήρια συνάντηση: Συγκεντρώστε όλα τα μέλη της Ομάδας Εργασίας, για να θέσετε τους στόχους της πρωτοβουλίας για την πρόληψη της σπατάλης τροφίμων και να συζητήσετε πώς θα εφαρμοστεί το σχέδιο στο σύνολο της ξενοδοχειακής μονάδας.
2 Καταρτίστε σχέδιο και θέστε στόχους: Μετά τη συνάντηση, δημιουργήστε ένα πλάνο που θα αναφέρει τους στόχους και τις δράσεις του προγράμματος, χρονοδιάγραμμα μελλοντικών συναντήσεων και ένα σχέδιο για τη σαφή επικοινωνία των μεθόδων και των στόχων του προγράμματος σε όλους τους εμπλεκόμενους εργαζόμενους (πωλήσεις εκδηλώσεων, κουζίνα, δεξιώσεις και stewarding).
3 Προγραμματίστε τακτικές συναντήσεις: Προγραμματίστε τακτικές συναντήσεις για να συζητάτε τις επιτυχίες και τις δυσκολίες του προγράμματος. Διατηρήστε συχνή επικοινωνία πέρα και έξω από τις προγραμματισμένες συναντήσεις.
ΣΚΟΠΟΣ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ
Για να είναι αποτελεσματική η στρατηγική μείωσης της σπατάλης τροφίμων πρέπει να ενσωματωθεί στην καθημερινή ρουτίνα και τις δραστηριότητες όλων. Πρέπει να είναι μια τυποποιημένη και ξεκάθαρη διαδικασία που θα επιφέρει αλλαγή νοοτροπίας σε όλα τα επίπεδα, αλλάζοντας τον τρόπο προετοιμασίας, χειρισμού και σερβιρίσματος του φαγητού. Ιδανικά, η αλλαγή νοοτροπίας θα πρέπει να ξεκινάει από την κορυφή με κάποια απόφαση του Γενικού Διευθυντή, μπορεί όμως να προκληθεί και από έναν μόνο μάγειρα που θα παρατηρήσει συνήθειες που οδηγούν σε σπατάλη και αίτια.
Πρόκειται για μία πρωτοβουλία που μπορεί να εξασφαλίσει την αποτελεσματική λειτουργία διάφορων διαδικασιών, αλλά και εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων. Είναι πράγματι πρόκληση να επιχειρήσει κάποιος αλλαγή νοοτροπίας εντός του ξενοδοχείου, μπορεί όμως να γίνει πραγματικότητα εάν μια ομάδα από το προσωπικό αγκαλιάσει με ζήλο την προσπάθεια. Θα χρειαστεί χρόνος, υπομονή, καθοδήγηση και επιμονή, αλλά μπορείτε σιγά-σιγά να καθιερώσετε νέες διαδικασίες λειτουργίας σε όλα τα τμήματα, που θα επιφέρουν πρόοδο και βελτίωση.
ΕΜΠΛΟΚΗ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΓΙΑ ΑΛΛΑΓΗ ΤΗΣ ΝΟΟΤΡΟΠΙΑΣ
• Επικοινωνία.
Η επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία του εγχειρήματος σας. Διασφαλίστε τη συμμετοχή του προσωπικού στις πρωινές συναντήσεις, σε ανεπίσημες, τυχαίες συναντήσεις ή μέσα από πιο “επίσημες” ευκαιρίες εκπαίδευσης.
• Διαρκής υπενθύμιση.
Υπογραμμίστε τους στόχους της μονάδας σχετικά με τη διαχείριση τροφίμων σε εβδομαδιαία – αν όχι καθημερινή – βάση, εστιάζοντας σε στοχευμένες στρατηγικές που αφορούν συγκεκριμένους ρόλους του προσωπικού.
• Προώθηση συνεργασιών.
Η μάθηση μέσα από τη συνεργασία με συναδέλφους μπορεί να είναι περισσότερο καθοριστική από τις αποφάσεις .
“Καθοριστικό ρόλο παίζουν πάντα η κουλτούρα και η επικοινωνία. Μία μονάδα πρέπει να διαθέτει την κατάλληλη νοοτροπία και την κατάλληλη ηγεσία”
ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ
Η συμμετοχή εξωτερικών συνεργατών διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στην πρόληψη της σπατάλης τροφίμων και στη διαχείριση της περίσσειας τροφίμων. Αν και προστίθεται μία ακόμα διαδικασία, η επιτυχία του προγράμματος εξαρτάται κατά πολύ από τη συνέπεια στην επικοινωνία με μία σειρά από συνεργάτες, ώστε να γίνεται σωστά η προετοιμασία για μια εκδήλωση και η διαχείριση τροφίμων μετά από αυτήν.
ΒΑΣΙΚΟΙ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ
Παρακάτω αναφέρονται οι σημαντικότεροι εξωτερικοί συνεργάτες για τη σωστή ροή τροφίμων μέσα και έξω από ένα ξενοδοχείο.
Πελάτες Εκδήλωσης
Το σημαντικό για τους πελάτες είναι η επιτυχής διοργάνωση και υλοποίηση μίας εκδήλωσης, που να προσφέρει στους συμμετέχοντες άψογη εξυπηρέτηση ως προς το φαγητό και το ποτό και μία εξαιρετική συνολική εμπειρία.
Διοργανωτές εκδηλώσεων
Οι διοργανωτές εκδηλώσεων αναλαμβάνουν τη διοικητική οργάνωση μιας εκδήλωσης, π.χ. την επιλογή του μενού, τις εγγραφές, την τακτική παροχή ενημερώσεων ως προς τον αριθμό των συμμετεχόντων και την εξασφάλιση επαρκούς φαγητού υψηλής ποιότητας για τους προσκεκλημένους, προσέχοντας πάντα να τηρούνται το χρονοδιάγραμμα και ο προϋπολογισμός.
Επισκέπτες ξενοδοχείου & Προσκεκλημένοι εκδήλωσης
Οι επισκέπτες είναι βασικοί συντελεστές στην καταπολέμηση της σπατάλης τροφίμων στα ξενοδοχεία, αφού η παρουσία ή απουσία τους στα γεύματα, αλλά και οι διατροφικές προτιμήσεις τους αποτελούν καθοριστικό παράγοντα.
Εταίροι δωρεάς
Μια σταθερή σχέση με μια οργάνωση διάσωσης τροφίμων συμβάλλει στην αναδιανομή περισσευούμενων τροφίμων σε ανθρώπους που έχουν ανάγκη.
Εταίροι εκτροπής
Για τη διαχείριση των περισσευούμενων τροφίμων, που δεν μπορούν ούτε να χρησιμοποιηθούν εκ νέου ούτε να δοθούν ως δωρεά, οι μονάδες μπορούν να έρθουν σε επαφή με έναν τοπικό φορέα διάθεσης οργανικών απορριμμάτων.
ΠΡΟΣΕΛΚΥΣΗ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΤΩΝ
Ακολουθούν κάποιοι τρόποι που θα σας βοηθήσουν να εξασφαλίσετε την ενεργή συμμετοχή των βασικών εξωτερικών συνεργατών σας.
Πελάτες / Διοργανωτές Συναντήσεων
- Προσέγγιση κατά τις πωλήσεις. Εκπαιδεύστε τους αρμόδιους συνεργάτες σας σχετικά με το πως να συζητάνε πιο αποτελεσματικά με τους πελάτες και τους διοργανωτές συναντήσεων. Οι συζητήσεις καλό είναι να περιλαμβάνουν κάποιες κατευθυντήριες αρχές για την πρόληψη της σπατάλης τροφίμων .
- Menu planning. Ενθαρρύνετε τους διοργανωτές εκδηλώσεων να ρωτάνε και να καταγράφουν τις διατροφικές συνήθειες των συμμετεχόντων και την προσέλευση τους κατά τη διάρκεια των εγγραφών, ώστε να γνωρίζετε με ακρίβεια τον αριθμό των συμμετεχόντων σε κάθε γεύμα.
- Επικοινωνία και RSVP. Επιδιώξτε να έχετε ακριβείς αριθμούς συμμετεχόντων πριν και κατά τη διάρκεια μιας εκδήλωσης, προκειμένου να προετοιμάσετε τη σωστή ποσότητα φαγητού. Ενθαρρύνετε τους διοργανωτές εκδηλώσεων να χρησιμοποιούν λογισμικό που παρακολουθεί τη συμμετοχή ανά γεύμα, ώστε να παρέχουν στη μονάδα σας επακριβείς αριθμούς συμμετεχόντων ανά γεύμα.
- Αναφορές. Μοιραστείτε με τον πελάτη τα τελικά στοιχεία ως προς τη χρήση και το περίσσευμα τροφίμων, ώστε να έχει σημαντική γνώση για τις μελλοντικές τους διοργανώσεις. Οι διοργανωτές εκδηλώσεων χρησιμοποιούν τέτοια δεδομένα και την εμπειρία τους, για να προβλέψουν την προσέλευση συμμετέχοντων και την ανάλογη κατανάλωση τροφίμων. Όταν τους παρέχετε στοιχεία, τους βοηθάτε να σχεδιάσουν καλύτερα μελλοντικές εκδηλώσεις στην ξενοδοχειακή σας μονάδα. Εάν εσείς και ο πελάτης σας μπορείτε να εξοικονομήσετε χρήματα, εκμηδενίζοντας το περίσσευμα φαγητού, όλοι θα βγουν κερδισμένοι.
Επισκέπτες
- Φιλοσοφία φαγητού. Η φιλοσοφία φαγητού εκφράζει τον τρόπο με τον οποίο η ξενοδοχειακή σας μονάδα, ο όμιλος σας και ο σεφ σας σέβονται/εκτιμούν το φαγητό και μπορεί να βρει αντίκρυσμα στις προσωπικές αξίες των επισκεπτών, ενισχύοντας έτσι την αφοσίωσή τους σε εσάς. Η παρουσίαση της φιλοσοφίας σας γύρω από το φαγητό και των στόχων σας για τη μείωση της σπατάλης, ενημερώνει τους επισκέπτες και παράλληλα τους τους ενθαρρύνει να αναλογιστούν τις ποσότητες που βάζουν στο πιάτο τους.
- Κανάλια επικοινωνίας. Προσπαθήστε να εντάξετε την φιλοσοφία φαγητού σας σε διαφορετικές πλατφόρμες επικοινωνίας με τους επισκέπτες, π.χ. στο site σας, στον μπουφέ του πρωινού ή/και στα δωμάτια τους.
- RSVP ανά γεύμα. Ζητήστε από τους επισκέπτες σας, κατά τη διάρκεια του check-in για το δωμάτιο ή των εγγραφών για μια εκδήλωση, να επιβεβαιώνουν την προσέλευσή τους στο γεύμα μέσω RSVP, ούτως ώστε να συμβάλουν στη σωστή παραγωγή φαγητού.
Πηγή : wwf.gr
