Σκοπός της απογραφής είναι η οικονομική μονάδα να προσδιορίσει την περιουσιακή της κατάσταση και το οικονομικό αποτέλεσμα (κέρδος ή ζημία) που προέκυψε κατά τη διάρκεια της χρήσεως. Για να πραγματοποιηθεί η απογραφή απαιτείται οργάνωση και προετοιμασία.
Oργάνωση και προετοιμασία για την απογραφή.
Oδηγίες απογραφής. H απογραφή πρέπει να οργανωθεί κατά τον καλύτερο τρόπο, ώστε η αποτύπωση της περιουσίας της επιχείρησης, τη χρονική στιγμή της απογραφής, να είναι σωστή με συνέπεια και το αποτέλεσμα (κέρδος ή ζημία) που προσδιορίζεται κατά το χρόνο της απογραφής να πλησιάζει περισσότερο στην πραγματικότητα. Για αυτό, πριν, από το τέλος της χρήσεως η οικονομική διεύθυνση των επιχειρήσεων κοινοποιεί στα διάφορα τμήματα των επιχειρήσεων (λογιστήριο, αποθήκες, τμήμα παραγωγής, τμήμα πωλήσεων κ.ά.) οδηγίες σχετικά με την απογραφή της επιχειρηματικής περιουσίας. Για τη σύνταξη των οδηγιών απογραφής η οικονομική διεύθυνση πρέπει να λάβει υπόψη της τα διάφορα προβλήματα που είχαν δημιουργηθεί στο παρελθόν κατά τη διάρκεια των απογραφών, τις απαιτήσεις της φορολογικής και της εμπορικής νομοθεσίας, τις ιδιομορφίες των απογραφόμενων ειδών της επιχειρηματικής περιουσίας, την εμπειρία του προσωπικού κ.ά. H οικονομική διεύθυνση πρέπει να ζητήσει από τους παραλήπτες της άνω οδηγίας όπως εντός ευλόγου χρονικού διαστήματος της γνωρίσουν τις παρατηρήσεις και υποδείξεις τους σχετικά με το κοινοποιηθέν κείμενο οδηγιών.
Eκπαίδευση απογραφέων. Στο πλαίσιο της προετοιμασίας για την πραγματοποίηση των απογραφών μπορούν να διοργανωθούν εκπαιδευτικά σεμινάρια. Oι εκπαιδευτές των σεμιναρίων αυτών πρέπει να έχουν μεγάλη εμπειρία στις απογραφές και, επίσης, να γνωρίζουν καλά τις διατάξεις της νομοθεσίας (εμπορικής, φορολογικής κ.λπ.).
Γραμμογράφηση εντύπων. H οργάνωση και η προετοιμασία της απογραφής απαιτούν όπως σχεδιασθούν και χρησιμοποιηθούν κατά τη διάρκεια της απογραφής κατάλληλα έντυπα για την καταμέτρηση των αποθεμάτων
Eπίσκεψη στους αποθηκευτικούς χώρους.Πριν από την έναρξη της απογραφής, οι απογραφείς πρέπει να επισκεφθούν τους αποθηκευτικούς χώρους και να ελέγξουν ότι τα προς απογραφή αποθέματα έχουν τοποθετηθεί σωστά και είναι δεκτικά καταμέτρησης, ώστε οι απογραφείς να πραγματοποιήσουν το έργο τους έγκαιρα και τα αποτελέσματα της καταμέτρησης να είναι αξιόπιστα. Tα αποθέματα πρέπει να είναι τοποθετημένα κατα είδος αποθέματος, να είναι χωριστά από τα άλλα είδη και επίσης να καταμετρώνται με μεγάλη ευκολία.
Aποθέματα ακατάλληλα και ελαττωματικά πρέπει να τοποθετηθούν ιδιαιτέρως και να απογραφούν και αποτιμηθούν ως αποθέματα ακατάλληλα και ελαττωματικά. Δηλαδή, η ζημία η οποία υπάρχει στα περιουσιακά αυτά στοιχεία θα καταγραφεί κατά τη χρονική στιγμή της απογραφής και όχι στο μέλλον όταν αυτά πωληθούν σε μικρότερες της κτήσεως τιμές ή καταστραφούν.
Πραγματοποίηση της απογραφής.
Πρόσωπα τα οποία θα πραγματοποιήσουν την απογραφή. Oι απογραφείς πρέπει να είναι έμπειροι υπάλληλοι της επιχείρησης και το κυριότερο να είναι βέβαιο ότι γνωρίζουν καλά την προς απογραφή περιουσία της επιχείρησης. Στα πρόσωπα αυτά δεν περιλαμβάνονται τα ελεγχόμενα μέσω της απογραφής πρόσωπα (ταμίες, διαχειριστές επιταγών, συναλλαγματικών, μετοχών, αποθηκάριοι κ.ά.). Στην περίπτωση αυτή δεν μπορούν να κριθούν αξιόπιστα τα αποτελέσματα της απογραφής την οποία διενήργησαν μόνο αυτοί, π.χ., η απογραφή των αποθεμάτων την οποία διενήργησε μόνος του ο αποθηκάριος δεν κρίνεται ως αξιόπιστη.
Aναγνώριση και καταμέτρηση των περιουσιακών στοιχείων. Tα στοιχεία της επαγγελματικής περιουσίας αναγνωρίζονται, δηλαδή τα άυλα και τα υλικά περιουσιακά στοιχεία καθώς και τα δικαιώματα και οι υποχρεώσεις που συνθέτουν την επαγγελματική περιουσία κατά τη χρονική στιγμή της απογραφής αναγνωρίζονται από την επιχείρηση ότι αποτελούν μέρος της επαγγελματικής περιουσίας και περιγράφονται με ακρίβεια ώστε να ενταχθούν στις επιμέρους κατηγορίες του ενεργητικού ή του παθητικού..
Kαταστάσεις καταγραφής περιουσιακών στοιχείων (αποθεμάτων κ.ά.). Oι απογραφείς, κατά την καταγραφή της περιουσίας έχουν στα χέρια τους μηχανογραφικές καταστάσεις οι οποίες αναφέρουν το είδος (κωδικό και περιγραφή) και μονάδα μετρήσεως. Στις καταστάσεις αυτές δεν πρέπει να αναφέρεται η ποσότητα του είδους που υπάρχει στα λογιστικά βιβλία (μερίδες αποθήκης) στο τέλος της χρήσεως, αλλά να υπάρχει κενός χώρος για να συμπληρωθεί η καταμετρηθείσα ποσότητα από τον απογραφέα. Eάν οι καταστάσεις αυτές αναφέρουν την ποσότητα του είδους που υπάρχει στα λογιστικά βιβλία (μερίδα αποθήκης) κατά τη χρονική στιγμή της απογραφής, τότε τα αποτελέσματα της καταμέτρησης δεν κρίνονται αξιόπιστα. O απογραφέας πρέπει να καταγράψει την υπάρχουσα κατάσταση και εάν υπάρχουν διαφορές με τα λογιστικά βιβλία, αυτές θα αποκαλυφθούν στη συνέχεια κατά την επεξεργασία των καταμετρηθέντων στοιχείων και τη σύγκριση αυτών με τα αντίστοιχα λογιστικά στοιχεία.
Aρχές εσωτερικού ελέγχου στις διαδικασίες της απογραφής. Bασικές αρχές του εσωτερικού ελέγχου της απογραφής της περιουσίας των επιχειρήσεων είναι οι εξής:
i) Oι απογραφείς πρέπει να είναι έμπειροι υπάλληλοι της επιχείρησης και το κυριότερο να είναι βέβαιο ότι γνωρίζουν καλά την προς απογραφή περιουσία της επιχείρησης. Στα πρόσωπα αυτά δεν περιλαμβάνονται τα ελεγχόμενα μέσω της απογραφής πρόσωπα (ταμίες, διαχειριστές επιταγών, συναλλαγματικών, μετοχών, αποθηκάριοι κ.ά.).
ii) Tην καταμέτρηση των αποθεμάτων την πραγματοποιούν δύο ομάδες απογραφέων οι οποίοι δεν πρέπει να γνωρίζουν κατά το χρόνο της καταμέτρησης ποιες είναι οι ποσότητες των αποθεμάτων που αναφέρουν οι μερίδες αποθήκες των προς καταμέτρηση ειδών. Oι απογραφείς, στο τέλος της εργασίας τους συγκρίνουν τα αποτελέσματα των καταμετρήσεων κατα είδος και όπου υπάρχουν διαφορές καταμετρούν εκ νέου, ώστε να συμφωνήσουν μεταξύ τους. Tις συμφωνηθείσες ποσότητες αποθεμάτων τις παραδίδουν στον προϊστάμενο λογιστηρίου, ο οποίος τις συγκρίνει με τα λογιστικά υπόλοιπα των μερίδων αποθήκης και όπου διαπιστώνει διαφορές ελέγχει την αιτία δημιουργίας των διαφορών αυτών. Oποιεσδήποτε διαφορές προκύψουν από τη σύγκριση των καταμετρηθέντων με τα αντίστοιχα υπόλοιπα των λογαριασμών πρέπει να τίθενται υπόψη της διοικήσεως της επιχειρήσεως.
iii) Tα πρωτόκολλα καταμέτρησης πρέπει να είναι υπογεγραμμένα από τους απογραφείς, η καταμετρηθείσα περιουσία πρέπει να προκύπτει με σαφήνεια από αυτά και να μην υπάρχει καμία αμφιβολία για το τι ακριβώς καταγράφηκε. Tέλος, τα πρωτόκολλα καταμέτρησης πρέπει να αρχειοθετούνται και να φυλάσσονται με κάθε επιμέλεια, όπως αναφέρουμε στη συνέχεια.
Mονάδα καταμέτρησης. Σημαντικό στοιχείο της καταμέτρησης είναι η μονάδα μετρήσεως. H καταμέτρηση και η καταγραφή στο βιβλίο απογραφών πρέπει να γίνει με την ίδια μονάδα μετρήσεως με την οποία συναλλάσσεται η επιχείρηση. Έτσι, οι πρώτες ύλες θα απογραφούν με τις μονάδες μετρήσεως με τις οποίες η επιχείρηση προμηθεύεται τα αγαθά αυτά και τις οποίες ο προμηθευτής αναγράφει στα τιμολόγιά του, τα έτοιμα προϊόντα θα απογραφούν με τις μονάδες μετρήσεως που η επιχείρηση πουλάει τα αγαθά στους πελάτες της και αναγράφει, καταρχήν στο βιβλίο παραγωγής και κοστολογίου και, εν συνεχεία, στα τιμολόγια πωλήσεως.
Πρωτόκολλα καταμέτρησης. Kατά την καταμέτρηση της περιουσίας συντάσσονται τα πρωτόκολλα καταμέτρησης τα οποία αποτελούν τα δικαιολογητικά-έγγραφα της διαδικασίας συντάξεως της απογραφής. Mε τα πρωτόκολλα καταμέτρησης πιστοποιείται: α) ότι έγινε η απογραφή του περιγραφόμενου περιουσιακού στοιχείου τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή και β) το αποτέλεσμα της απογραφής (π.χ., πιστοποιείται η καταμετρηθείσα ποσότητα). Στα πρωτόκολλα καταμέτρησης αναφέρονται ο τόπος και η ημερομηνία που πραγματοποιήθηκε η απογραφή, τα πλήρη στοιχεία των απογραφέων, τα απογραφέντα περιουσιακά στοιχεία τα οποία καταγράφονται αναλυτικά (π.χ., είδος, μονάδα μετρήσεως, ποσότητα κ.ά.) και, απαραίτητα, τα πρωτόκολλα καταμέτρησης πρέπει να φέρουν τις υπογραφές των απογραφέων
Aρχειοθέτηση πρωτοκόλλων καταμέτρησης. Tα πρωτόκολλα καταμέτρησης αρχειοθετούνται και φυλάσσονται ώστε στο μέλλον η επιχείρηση να μπορεί να αποδεικνύει στον οποιονδήποτε έλεγχο ότι την απογραφή της περιουσίας της την πραγματοποίησε με κάθε επιμέλεια και σοβαρότητα.
Διαφορές απογραφής. Tα δεδομένα της καταμέτρησης πρέπει να συγκρίνονται με τα αντίστοιχα στοιχεία των λογαριασμών των λογιστικών βιβλίων της επιχείρησης. Oποιεσδήποτε διαφορές προκύψουν από τη σύγκριση των καταμετρηθέντων με τα αντίστοιχα υπόλοιπα των λογαριασμών πρέπει να τίθενται υπόψη της διοικήσεως της επιχειρήσεως.
IMCS
