Η αποθήκη ως έννοια είναι πολύ σημαντική, αλλά και πολύπλοκη για τις σύγχρονες επιχειρήσεις. Αποθήκη είναι ο χώρος φύλαξης προϊόντων και αποθήκευση καλείται η διαδικασία φύλαξης προϊόντων σε διαφορετικό χώρο καθ’ όλη τη διάρκεια της παραγωγικής διαδικασίας και μέχρι την πώληση του προϊόντος στον πελάτη. Είναι απαραίτητη γιατί προσφέρει την απαραίτητη πληροφορία στη διοίκηση για την ποσότητα και την κατάσταση των προϊόντων που φυλάσσονται, για οικονομία κλίμακας, για εκπτώσεις στις τιμές ή επίτευξη χαμηλότερων δαπανών και για διατήρηση πηγής προμήθειας.
Αποθήκευση και διαχείριση αποθεμάτων
Η διαχείριση όπως και η αποθήκευση είναι και αυτή μια διαδικασία για την οργάνωση της επιχείρησης. Οι όροι αποθήκευση και διαχείριση των αποθεμάτων είναι πολύ στενά συνδεδεμένοι μεταξύ τους, αλλά υπάρχει μια ουσιώδης διαφορά.
Με την αποθήκευση γνωρίζουμε ανά πάσα στιγμή το είδος, την ποσότητα και κατάσταση που βρίσκονται τα αποθέματα μιας επιχείρησης, ενώ η διαχείριση αναφέρεται στην αξία και χρησιμότητα των προϊόντων. Με τους δύο αυτούς όρους η επιχείρηση έχει κατά είδος, ποσότητα και αξία την εικόνα των προϊόντων της, βλέπει πόσα αποθέματα έχει και πόσα πρέπει να αγοράσει για την καινούργια περίοδο, προσδιορίζει το κόστος τους, έχει την εικόνα κάθε καταστήματος της (εισαγωγές και εξαγωγές) και έτσι μπορεί να αξιοποιήσει, να μελετήσει και να προστατευτεί από τις μεταβαλλόμενες συνθήκες του εμπορίου (αύξηση τιμής αγοράς, ξαφνική κάλυψη ζήτησης, απότομη πτώση της ζήτησης) και των εσωτερικών παραγόντων της (καταστροφή, κλοπή, απόκρυψη (πιθανότητα εσκεμμένων λαθών με σκοπό την αποφυγή φόρου εισοδήματος) αλλά και ακούσιων όπως ο λάθος υπολογισμός των ποσοτήτων και της χρηματικής αξίας των αποθεμάτων .
Εφόσον για τον υπολογισμό των παραπάνω παραμέτρων χρησιμοποιηθούν τα σωστά δεδομένα και εφαρμοσθούν οι κατάλληλες μέθοδοι πρόβλεψης ζήτησης, μπορεί να επιτευχθεί σημαντική μείωση του επιπέδου των αποθεμάτων ακόμη και με ταυτόχρονη αύξηση του επιπέδου διαθεσιμότητας. Έχουν αποδειχθεί μειώσεις αποθεμάτων μέχρι και 40% ανά κωδικό, με ταυτόχρονη αύξηση του επιπέδου διαθεσιμότητας των προϊόντων (δηλ. του ποσοστού παραγγελιών που μπορούν να καλυφθούν άμεσα σε είδος και ποσότητα από τα αποθέματα) κατά 4 ποσοστιαίες μονάδες.
Τα οφέλη είναι πολύ μεγαλύτερα από την προφανή μείωση του σχετικού κόστους, αφού μπορούν να καθυστερήσουν μία μεγάλη δαπάνη επέκτασης των αποθηκευτικών χώρων ή κατασκευής νέων εγκαταστάσεων. Μια γεμάτη και ανεπαρκής αποθήκη μπορεί να περιέχει μέχρι και 40% περισσότερο απόθεμα από όσο απαιτείται για την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης. Η βελτιστοποίηση του επιπέδου των αποθεμάτων έχει ελάχιστο κόστος σε σχέση με οποιαδήποτε επέκταση ή εκ νέου κατασκευή αποθηκευτικών χώρων και, κατά συνέπεια, πρέπει να προηγείται κάθε παρόμοιας επένδυσης. Πολύ περισσότερο δε, εάν ο μόνος λόγος που οδηγεί σε μία τέτοια επένδυση είναι η ανεπάρκεια χώρου.
Φύση & σημαντικότητα της αποθήκευσης
Δύο βασικοί τύποι αποθεμάτων μπορούν να φυλαχτούν:
- Πρώτες ύλες, εξαρτήματα και συστατικά μέρη(φυσικές προμήθειες).
- Ολοκληρωμένα(τελειωμένα) αγαθά(φυσική διανομή).
Αυτό οδηγεί στην ερώτηση του τι κάνει απαραίτητη την αποθήκευση; Έτσι λοιπόν καλούμαστε να απαντήσουμε ότι η σωστή αποθήκευση είναι απαραίτητη για τους παρακάτω λόγους:
- Για να επιτευχθεί οικονομία στην μεταφορά
- Για να επιτευχθεί οικονομία στην παραγωγή
- Για να υπάρχει δυνατότητα εκμετάλλευσης ποσοτικών εκπτώσεων & εκπτώσεων προαγορών • Για να διατηρηθεί μια πηγή προμηθειών
- Για υποστήριξη των πολιτικών εξυπηρέτησης πελατών
- Για να ανταποκριθεί η επιχείρηση στις μεταβαλλόμενες συνθήκες της αγοράς
- Για να επιτευχθεί το μικρότερο δυνατό κόστος για τα Logistics, σε συνδυασμό με το επιθυμητό επίπεδο παρεχόμενων υπηρεσιών.
Χρησιμότητα της αποθήκευσης
Σύμφωνα με τα όσα αναφέραμε παραπάνω πρέπει να τονίσουμε ότι για να γίνει μια σωστή αποθήκευση θα πρέπει ο τόπος εγκατάστασης να είναι σε άριστη κατάσταση και οι συνθήκες φύλαξης των αγαθών ή προϊόντων να είναι κατάλληλες έτσι ώστε να μην, φθείρονται τα προϊόντα τα οποία μπορεί να αποτελέσουν μεγάλο κόστος για την επιχείρηση όταν υπάρχουν πολλές και μεγάλες ποσότητες, να μην υπάρχει καθυστέρηση στην ροή της παραγωγής και την παράδοση των προϊόντων. Έτσι η αποθήκευση χρησιμεύει:
- Στην υποστήριξη της παραγωγής
- Στον συνδυασμό διαφορετικών προϊόντων ή διαφορετικών χαρακτηριστικών των προϊόντων
- Στην αποστολή προς τον κάθε πελάτη
- Στο να επιμερίσει μια μεγάλη αποστολή σε μικρότερες για να καλυφθούν οι ανάγκες πολλών πελατών
- Στο να συγκεντρώσει μικρότερες αποστολές προϊόντων σε μια μεγαλύτερη μεγέθους αποστολή
Οφέλη σωστής αποθήκευσης
Μια σωστά διαμορφωμένη αποθήκη μπορεί να:
- Αυξήσει την παραγωγικότητα
- Βελτιώσει την ροή των προϊόντων
- Μειώσει το κόστος
- Βελτιώσει τις παρεχόμενες υπηρεσίες προς τους πελάτες
- Παρέχει καλύτερες συνθήκες εργασίας για τους εργαζομένους
Ζιάκα Χριστίνα
