Αποθέματα και απογραφή
Τα αποθέματα είναι οι πρώτες ύλες, τα προϊόντα που βρίσκονται στο στάδιο της επεξεργασίας και τα έτοιμα προϊόντα τα οποία αποτελούν το τμήμα των περιουσιακών στοιχείων μιας επιχείρησης που είναι έτοιμα ή θα είναι έτοιμα προς πώληση.
Η απογραφή αποθεμάτων είναι η διαδικασία με την οποία διασφαλίζεται ότι μια εταιρεία διατηρεί τα αναγκαία αποθέματα, τηρώντας την ίδια στιγμή το κόστος όσο το δυνατό χαμηλότερα. Ως εκ τούτου η απογραφή αντιπροσωπεύει ένα από τα σημαντικότερα περιουσιακά στοιχεία μιας επιχείρησης, επειδή ο κύκλος εργασιών της απογραφής αποτελεί μία από τις κύριες πηγές δημιουργίας εσόδων και των επακόλουθων κερδών για τους μετόχους της.
Η απογραφή μπορεί να αφορά έτοιμα προϊόντα, ή προϊόντα σε διαφορετικά στάδια παραγωγής, που διατηρεί μια επιχείρηση στις εγκαταστάσεις της. Μπορεί επίσης να είναι απογραφή αποστολής, δηλαδή μια συμφωνία κατά την οποία μια εταιρεία έχει τα εμπορεύματά της σε τοποθεσίες τρίτων με δικαίωμα συμμετοχής που διατηρείται μέχρι την πώληση των αγαθών.
Η απογραφή αποθεμάτων αναφέρεται στον ισολογισμό μιας εταιρείας, κάτω από την κατηγορία «κυκλοφορούν ενεργητικό» και λειτουργεί ως ρυθμιστής μεταξύ της κατασκευής και της εκτέλεσης των παραγγελιών.
Τύποι απογραφής
Υπάρχουν τρεις τύποι απογραφής: απογραφή πρώτων υλών, απογραφή εργασιών υπό εξέλιξη, και απογραφή τελικών προϊόντων.
Οι πρώτες ύλες αντιπροσωπεύουν αγαθά που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή ως αρχικό υλικό. Παραδείγματα πρώτων υλών είναι το μέταλλο που αγοράζουν οι κατασκευαστές αυτοκινήτων, τα συστατικά τροφίμων που χρησιμοποιούν οι εταιρείες παρασκευής τροφίμων και το αργό πετρέλαιο που χρησιμοποιούν τα διυλιστήρια.
Οι υπό εξέλιξη εργασίες περιλαμβάνουν αγαθά τα οποία είναι σε διαδικασία μετασχηματισμού κατά τη διάρκεια της κατασκευής και πρόκειται να μετατραπούν σε έτοιμα προϊόντα. Για παράδειγμα, ένα μισο-συναρμολογημένο αεροσκάφος ή ένα πλοίο που κατασκευάζεται αποτελεί υπό εξέλιξη εργασία.
Τα τελικά αγαθά είναι προϊόντα που έχουν περάσει από την παραγωγή και είναι έτοιμα προς πώληση, όπως ολοκληρωμένα αεροσκάφη, αυτοκίνητα έτοιμα προς μεταφορά και ηλεκτρονικά είδη. Οι έμποροι λιανικής πώλησης οι οποίοι αγοράζουν και μεταπωλούν αγαθά συνήθως αποκαλούν τα αποθέματα “εμπορεύματα”, που περιλαμβάνουν έτοιμα προϊόντα που αγοράζονται από τους παραγωγούς και μπορούν να μεταπωληθούν αμέσως. Παραδείγματα εμπορευμάτων είναι τα ηλεκτρονικά, τα ρούχα και τα αυτοκίνητα που κατέχουν οι έμποροι λιανικής πώλησης.
Σημασία Διαχείρισης Αποθεμάτων
Η κατοχή μεγάλου όγκου αποθεμάτων για μεγάλο χρονικό διάστημα συνήθως δεν είναι επωφελής για μια επιχείρηση εξαιτίας της δαπανηρής αποθήκευσης, της πιθανότητας απαρχαίωσης και του κόστους φθοράς. Ωστόσο, ούτε η κατοχή πολύ μικρού αποθέματος είναι επωφελής, επειδή η επιχείρηση διατρέχει τον κίνδυνο να χάσει πιθανές πωλήσεις καθώς και το δυνητικό μερίδιο αγοράς. Οι προβλέψεις και οι στρατηγικές διαχείρισης αποθεμάτων, όπως το σύστημα αποθεμάτων just-in-time (JIT), μπορούν να βοηθήσουν στην ελαχιστοποίηση του κόστους απογραφής επειδή τα αγαθά δημιουργούνται ή λαμβάνονται μόνο στις περιπτώσεις που αυτό απαιτείται.
